Twoja działalność ma nikłe szanse powodzenia, jeśli nie będziesz miał planu, jak ją poprowadzić. Nie chodzi tylko o pomysł na biznes i sposób działania na najbliższe dni po starcie. Jeszcze przed uruchomieniem firmy musisz podjąć decyzje dotyczące przyszłego jej rozwoju. Plan działania może się okazać niezbędny, gdy wystąpisz do banku z wnioskiem o kredyt, czy będziesz starał się pozyskać pieniądze na rozwój firmy w innych instytucjach.

Dzięki planowaniu ustalisz cele firmy i środki do ich osiągnięcia, a zatem będziesz mógł umiejętnie sterować firmą na rynku. Biznesplan łączy wszystkie zamierzenia związane z działalnością gospodarczą w jedną całość. Składają się nań:

• zadania produkcyjne, handlowe lub usługowe,
• środki (zasoby), za pomocą których zadania te zostaną wykonane,
• nakłady (koszty), jakie poniesiesz przy wykonywaniu zadań,
• efekty finansowe, jakie uzyskasz po zrealizowaniu zadań.

Rodzaje planów

Ekonomiści wyróżniają różne rodzaje planowania. Najważniejsze jest planowanie strategiczne - długofalowe, określające główne cele i kierunki działania firmy. Obejmuje zagadnienia, które trzeba rozwiązywać w dłuższym okresie, najczęściej kilku lat. Efekty takiego planowania są trwałe i trudne do odwrócenia.

Z kolei planowanie taktyczne pozwala określić zadania ogólne dla całej firmy, wytyczyć cele i kierunki działania ustalone w planie strategicznym, zaktualizować je i dostosować do warunków w jakich działa firma. Typowy plan taktyczny pisany jest na jeden rok i składa się z części technicznej i finansowej. W części technicznej planu mogą się znaleĽć projekty zmiany lub usprawnienia wyrobów, zmiana techniki lub technologii wytwarzania, zmiany norm. Część finansowa natomiast może obejmować zmianę kosztów, wysokość kapitału niezbędnego do realizacji zadania oraz zysk, jaki chce się osiągnąć w danym roku działalności. W części finansowej przewiduje się też zmiany w majątku firmy.

Natomiast planowanie operatywne jest podstawowym elementem organizacji pracy wewnątrz firmy i zapewnia jej prawidłowe funkcjonowanie. Plan operatywny wynika z planu taktycznego i obejmuje krótsze okresy, np. miesiąc czy kwartał. Wskazuje się w nim konkretne zadania do realizacji. Powierza się je określonym osobom odpowiedzialnym za ich wykonanie, przedstawia się niezbędne środki, a także terminy wykonania zadań. Jest to planowanie bieżące (wykonawcze).

Najważniejszy jest biznesplan

Jedną z ważniejszych części planowania jest plan działalności gospodarczej, czyli biznesplan. Określa on cele, jakie firma chce osiągnąć, strategię i taktykę działania, a także czas, w jakim cele powinny być osiągnięte. Nie obejdziesz się bez niego składając wniosek kredytowy, czy rozpoczynając rozmowy z potencjalnym inwestorem.

Poprawnie przygotowany biznesplan jest instrumentem rozwoju nowoczesnej firmy i swego rodzaju polisą ubezpieczeniową. Chroni bowiem przed podejmowaniem nieuzasadnionego ryzyka, umożliwia przetrwanie w trudnych czasach i ekspansję w lepszych okresach. To dokument, który określa postępowanie firmy w pewnym okresie. Pokazuje mocne i słabe jej strony w otoczeniu gospodarczym.

Przyszłości nie da się dokładnie przewidzieć, stąd zadaniem biznes-planu jest ograniczenie niepewności, ocena prawdopodobieństwa przyszłych zdarzeń oraz rozpoznanie występujących problemów, a więc także zmniejszenie ryzyka podjęcia błędnych decyzji.

Na zewnątrz i wewnątrz firmy

Biznesplan pełni dwie główne funkcje. Pierwsza z nich, zewnętrzna, umożliwia zdobycie kapitału, bez którego nie da się robić dużych interesów. Nowo powstające firmy muszą opierać się na dobrze udokumentowanych i regularnie aktualizowanych biznesplanach. Dzięki biznesplanowi potencjalny inwestor czy pożyczkodawca może realnie ocenić szanse i możliwości oraz ryzyko związane z udostępnieniem kapitału. Partnerzy chcą być pewni, że autorzy planu dokładnie przemyśleli przedstawiony program. Chcą przekonać się, że przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednimi obliczeniami i analizami oraz że widzi szansę własnego rozwoju, jest zdolne do jej wykorzystania i rozwiązywania pojawiających się problemów.

Zawsze należy pamiętać, kto jest adresatem biznesplanu i jakich informacji oczekuje, aby przekonać się, że firmie potrzebne są pieniądze. Co innego w biznesplanie będą chcieli zobaczyć bankowcy, ewentualni pożyczkodawcy, co innego inwestorzy. Przykładowo, uwaga banku koncentruje się na stabilności, bezpieczeństwie, obrotach kapitałowych i rentowności, a inwestorów prywatnych interesuje głównie efektywność zainwestowanego kapitału. Obie grupy chcą jednak wiedzieć, jak ich pieniądze zostaną wydane.

Druga, wewnętrzna funkcja biznesplanu, polega na przyjęciu strategii rozwoju dla firmy i napisaniu swego rodzaju przewodnika z informacjami o tym, jak ma ona funkcjonować przez następne trzy, pięć czy więcej lat. W tym przypadku biznesplan pełni funkcję planu operacyjnego, narzędzia pracy przedstawiającego perspektywiczne i odcinkowe cele firmy z określeniem zadań, oraz środków niezbędnych do ich realizacji.

Niektóre biznesplany łączą harmonijnie obie te funkcje i stają się przez to bardziej uniwersalne, wiarygodne i użyteczne. Inne koncentrują się głównie na jednej z nich, co jednak nie oznacza, iż są mniej przekonywające czy wartościowe.

Istnieją także specjalne biznes-plany, koncentrujące się na pewnych wąskich obszarach, służące np. określaniu chłonności dotychczasowych lub nowo powstających rynków, sposobów ich pozyskiwania dla tradycyjnych bądĽ nowych produktów lub usług oraz analizie projektów rozwojowych pod kątem finansowej opłacalności inwestycji.

Po co jest biznesplan?

• rozwijaniu pomysłów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa; dzięki temu popełnia się błędy na papierze, a nie w praktyce;
• ocenie działalności firmy po okresie, na jaki był stworzony; uważna obserwacja i analiza wskażą, na ile założenia biznesplanu były realne, jakie są osiągnięcia i w których punktach firma odeszła od jego założeń;
• jako podstawa wniosku kredytowego oraz ważny dokument przy rozmowach biznesowych (np. przy poszukiwaniu inwestora).